So erstellen Sie eine Rechnung
- Rechnungsdaten: Prüfen Sie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Fälligkeit. Der Titel „Rechnung“ lässt sich ändern, etwa in „Angebot“, „Gutschrift“ oder „Quittung“.
- Logo und Absender: Laden Sie Ihr Logo hoch und tragen Sie unter Rechnungssteller Name, Anschrift, Steuernummer oder USt-IdNr. und Kontakt ein, unter Rechnungsempfänger die Daten des Kunden. Die erste Zeile erscheint fett.
- Positionen: je Leistung oder Artikel eine Zeile mit Beschreibung, Menge (auch Stunden wie 7,5) und Einzelpreis. Der Betrag wird sofort berechnet.
- Steuer, Rabatt und Zahlung: Steuersatz (19 % oder 7 %), auf Wunsch je Position; dazu Rabatt in Prozent oder als Betrag, Versand und bereits bezahlte Beträge.
- Hinweise und Zahlungsbedingungen ergänzen, dann PDF herunterladen.
Beim nächsten Besuch sind Ihre Firmendaten, das Logo und die Bedingungen noch da. Neue Rechnung zählt die Nummer hoch (aus RE-2026-001 wird RE-2026-002), setzt das heutige Datum mit derselben Zahlungsfrist und leert Kunde und Positionen.
Was mit Ihren Daten passiert
Alles läuft in Ihrem Browser: Die Rechnung wird im lokalen Speicher dieses Browsers abgelegt, das PDF entsteht auf Ihrem Gerät. Es wird nichts an uns oder Dritte übertragen, und Sie brauchen kein Konto. Dafür liegen die Daten nur auf diesem Gerät – wer die Websitedaten löscht oder ein privates Fenster nutzt, verliert sie. Bewahren Sie die heruntergeladenen PDFs auf: Rechnungen müssen in Deutschland in der Regel acht Jahre aufbewahrt werden (§ 147 AO).
So wird gerechnet
Jede Position ist Menge × Einzelpreis, auf volle Cent gerundet. Ein Rabatt wird von der Zwischensumme abgezogen, bevor die Umsatzsteuer berechnet wird. Die Steuer wird je Steuersatz aus dem Nettobetrag ermittelt – so, wie § 14 UStG es verlangt: Entgelt und Steuerbetrag nach Steuersätzen aufgeschlüsselt. Versandkosten kommen nach der Steuer hinzu; sind sie steuerpflichtig (in der Regel teilen sie das Schicksal der Ware), tragen Sie sie besser als eigene Position ein. Gerechnet wird durchgehend in ganzen Cent, Rundungsfehler gibt es nicht.
Beispiel
Eine Grafikdesignerin berechnet ein Logo zum Festpreis von 450,00 € und 3 Korrekturstunden zu je 65,00 €:
| 1 × 450,00 € + 3 × 65,00 € | Zwischensumme 645,00 € |
| Umsatzsteuer 19 % | 122,55 € |
| Gesamtbetrag | 767,55 € |
Den Steuerbetrag können Sie mit dem Mehrwertsteuer-Rechner gegenprüfen.
Pflichtangaben auf einer Rechnung (§ 14 Abs. 4 UStG)
- vollständiger Name und Anschrift von Ihnen und vom Kunden
- Ihre Steuernummer oder Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Ausstellungsdatum und eine fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer
- Menge und Art der Waren bzw. Umfang und Art der Leistung
- Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung (auch „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“ oder ein Leistungszeitraum im Hinweisfeld)
- Entgelt nach Steuersätzen aufgeschlüsselt, vereinbarte Minderungen wie Skonto, Steuersatz und Steuerbetrag – oder ein Hinweis auf die Steuerbefreiung
Für Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto genügen nach § 33 UStDV Name und Anschrift des leistenden Unternehmers, Datum, Menge und Art der Leistung, Entgelt und Steuer in einer Summe sowie der Steuersatz.
Kleinunternehmer und Privatpersonen
Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG (seit 2025: höchstens 25.000 € Umsatz im Vorjahr und 100.000 € im laufenden Jahr) weisen Sie keine Umsatzsteuer aus: Wählen Sie Keine Umsatzsteuer und schreiben Sie in die Hinweise zum Beispiel „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ Wer als Privatperson einmalig etwas in Rechnung stellt, weist ebenfalls keine Umsatzsteuer aus.
E-Rechnung ab 2025
Seit 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD) empfangen können. Für Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen gilt eine Übergangszeit: Bis 31. Dezember 2026 sind Papier- und PDF-Rechnungen noch erlaubt (PDF mit Zustimmung des Empfängers), im Jahr 2027 nur noch, wenn Ihr Vorjahresumsatz höchstens 800.000 € betrug; danach ist die E-Rechnung Pflicht. Ausgenommen bleiben Kleinunternehmer, Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Rechnungen an Privatkunden. Dieses Werkzeug erstellt ein PDF, keine E-Rechnung im Sinne des UStG. Es ist eine allgemeine Vorlage und keine Steuerberatung – im Zweifel fragen Sie Ihre Steuerberatung oder das Finanzamt.
Grenzen
- Das PDF druckt lateinische Schrift mit allen Umlauten und Akzenten, Griechisch und Kyrillisch sowie alle üblichen Währungszeichen. Andere Schriften (Arabisch, Chinesisch …) werden noch nicht unterstützt – die Seite warnt vorher.
- Beträge können nicht negativ sein. Für eine Korrektur stellen Sie eine Rechnungskorrektur bzw. Stornorechnung mit Bezug auf die ursprüngliche Rechnung aus.
- Die Steuer kommt immer auf die Nettopreise. Bruttopreise rechnen Sie vorher mit dem Mehrwertsteuer-Rechner um.
Häufige Fragen
Ist der Rechnungsgenerator wirklich kostenlos?
Ja. Kein Konto, kein Wasserzeichen, keine Begrenzung. Die Seite finanziert sich über Werbung, Ihre Eingaben bleiben in Ihrem Browser.
Wie vergebe ich Rechnungsnummern?
Fortlaufend und einmalig, zum Beispiel RE-2026-001, RE-2026-002 … Die Nummer darf Buchstaben und Jahreszahlen enthalten, muss aber jede Rechnung eindeutig kennzeichnen. Neue Rechnung zählt automatisch weiter.
Wie schreibe ich eine Rechnung als Kleinunternehmer?
Wählen Sie Keine Umsatzsteuer und tragen Sie in die Hinweise „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ ein. Alle übrigen Pflichtangaben bleiben nötig, insbesondere Steuernummer, Rechnungsnummer und Leistungsdatum.
Darf ich 2026 noch PDF-Rechnungen schreiben?
An Privatkunden immer. An andere inländische Unternehmen bis Ende 2026 mit Zustimmung des Empfängers, 2027 nur bei höchstens 800.000 € Vorjahresumsatz. Kleinunternehmer und Kleinbetragsrechnungen bis 250 € sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen.
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Zuletzt aktualisiert: 15. Oktober 2026